Grundsatz: so wenig wie nötig
Gehen Sie in sensiblen Umgebungen standardmäßig nach dem Prinzip so wenig wie nötig vor: Nehmen Sie nur das auf, was Sie benötigen, und teilen Sie nur die Zusammenfassung, sofern nicht vollständige Transkripte bzw. Audiodateien eindeutig erforderlich und zulässig sind.
Bevor Sie aufnehmen
- Vergewissern Sie sich, dass die Aufnahme nach lokalem Recht, gemäß den Richtlinien am Arbeitsplatz und etwaigen Anforderungen von Kunden oder Partnern zulässig ist.
- Holen Sie die Einwilligung ein, wenn diese erforderlich ist (und holen Sie im Zweifelsfall eine ausdrückliche Einwilligung ein).
- Wenn Sie sich hinsichtlich der Erlaubnis unsicher sind, nehmen Sie nicht auf – klären Sie dies mit Ihrem Rechts- oder Compliance-Team.
Nachdem Sie aufgenommen haben
- Teilen Sie standardmäßig bevorzugt nur die Zusammenfassung.
- Teilen Sie vollständige Transkripte oder Audiodateien nur bei einem klaren geschäftlichen Bedarf und nur mit autorisierten Empfängern.
- Vermeiden Sie es, Aufnahmen oder Transkripte in öffentlichen oder breit gestreuten Kanälen zu veröffentlichen.
- Halten Sie sich an die Aufbewahrungs- und Löschregeln Ihrer Organisation.