Team-Dateien sind ein gemeinsamer Dateibereich innerhalb eines Team-Arbeitsbereichs, in den Mitglieder ihre eigenen Aufnahmen einbringen, damit das gesamte Team sie an einem Ort ansehen und exportieren kann.
Was sind Team-Dateien?
Team-Dateien sind ein gemeinsamer Speicherbereich, der nur innerhalb eines Team-Arbeitsbereichs existiert. Er funktioniert wie ein gemeinsames Laufwerk für Ihr Team: Jedes Mitglied kann eine Aufnahme aus seinem privaten Bereich in die Team-Dateien einbringen, und alle im Team-Arbeitsbereich können sie anschließend ansehen und exportieren.
Team-Dateien sind für Teams gedacht, die einen einzigen, zentralen Ort für Aufnahmen möchten, die für die ganze Gruppe wichtig sind, etwa Meeting-Notizen, Projektinterviews oder gemeinsame Referenzen. Ein persönlicher Arbeitsbereich hat keine Team-Dateien.
Bevor Sie beginnen
Beachten Sie Folgendes, bevor Sie eine Datei einbringen:
- Sie benötigen einen Team-Arbeitsbereich. Team-Dateien erscheinen nicht in einem persönlichen Arbeitsbereich.
- Jede Aufnahme landet zunächst standardmäßig in Ihrem privaten Bereich unter Alle Dateien. Sie wird erst in die Team-Dateien verschoben, nachdem Sie sie eingebracht haben.
- Sie können Dateien derzeit nur über Plaud Web einbringen.
- Beim Einbringen wird die Datei als Ganzes übertragen. Audio, Transkript, Notizen und Mindmap werden gemeinsam verschoben.
- Sie können immer nur eine Datei auf einmal einbringen. Eine Stapelübertragung wird nicht unterstützt.
- Das Einbringen ist endgültig. Sobald sich eine Datei in den Team-Dateien befindet, kann sie nicht mehr bearbeitet, umbenannt oder zurück in Ihren privaten Bereich verschoben werden. Lesen Sie die Bestätigungsmeldung sorgfältig, bevor Sie fortfahren. Sie können eine Datei jedoch aus den Team-Dateien exportieren und für Ihre persönliche Nutzung erneut hochladen.
Wie bringen Sie eine Datei in die Team-Dateien ein?
Das Einbringen ist derzeit nur über Plaud Web möglich.
- Öffnen Sie in Plaud Web Ihren privaten Bereich unter Alle Dateien im Team-Arbeitsbereich.
- Suchen Sie die Aufnahme, die Sie einbringen möchten.
- Wählen Sie In Team-Dateien übertragen aus.
- Lesen Sie die Bestätigungsmeldung. Sie weist Sie darauf hin, dass die Datei als Ganzes verschoben wird, dass sie Ihren persönlichen Arbeitsbereich verlässt und dass die Übertragung nicht rückgängig gemacht werden kann.
- Bestätigen Sie, um das Einbringen abzuschließen. Die Datei erscheint nun für alle im Team-Arbeitsbereich in den Team-Dateien.
Was Sie mit Dateien in den Team-Dateien tun können
- Jede Datei ansehen. Jedes Mitglied des Team-Arbeitsbereichs kann die Dateien in den Team-Dateien öffnen und lesen.
- Jede Datei exportieren. Sie können Audio, Transkript und Notizen exportieren, genauso wie Sie Dateien in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich exportieren.
- Kein Bearbeiten oder Umbenennen. Dateien in den Team-Dateien sind derzeit schreibgeschützt. Nach dem Einbringen können Sie eine Datei nicht mehr bearbeiten, umbenennen, erneut transkribieren oder erneut zusammenfassen.
- Keine Freigabeeinstellungen. Team-Dateien bieten keine Freigabe pro Datei. Jedes Mitglied im Team-Arbeitsbereich kann jede Datei sehen.
- Nur der Admin kann löschen. Nur ein Admin kann eine Datei aus den Team-Dateien löschen. Das Löschen ist endgültig – eine gelöschte Datei lässt sich nicht wiederherstellen.
Transkription und Zusammenfassung in den Team-Dateien
Team-Dateien führen keine Transkription oder Zusammenfassung aus. Was eine Datei beim Einbringen bereits enthält, erscheint auch in den Team-Dateien.
- Wenn die Aufnahme bereits ein Transkript und eine Zusammenfassung hat, werden beide mit der Datei verschoben.
- Wenn die Aufnahme kein Transkript und keine Zusammenfassung hat, erscheint in den Team-Dateien nur das reine Audio, und Sie können sie dort nicht erstellen.
Um einer Datei, die sich bereits in den Team-Dateien befindet, ein Transkript oder eine Zusammenfassung hinzuzufügen, exportieren Sie das Audio auf Ihr Gerät, transkribieren und fassen Sie es in Ihrem privaten Bereich unter Alle Dateien zusammen und bringen Sie die aktualisierte Datei anschließend erneut ein.
So behalten Sie eine persönliche Sicherungskopie
Beim Einbringen wird die Datei aus Ihrem persönlichen Arbeitsbereich entfernt. Exportieren Sie daher eine Kopie, wenn Sie eine behalten möchten.
- Bringen Sie die Datei in die Team-Dateien ein.
- Öffnen Sie die Datei in den Team-Dateien und exportieren Sie Audio, Transkript und Notizen auf Ihr Gerät.
- Wenn Sie eine Kopie zurück in Ihrem privaten Bereich unter Alle Dateien möchten, importieren Sie die exportierte Audiodatei. Beachten Sie, dass beim Import nur das Audio zurückkommt; Transkript und Zusammenfassung müssen erneut erstellt werden.
FAQ zu Team-Dateien
Kann ich das Einbringen einer Datei rückgängig machen?
Nein. Das Einbringen ist endgültig. Sobald sich eine Datei in den Team-Dateien befindet, können Sie sie nicht mehr zurück in Ihren privaten Bereich verschieben und auch nicht bearbeiten oder umbenennen. Sie können die Datei jedoch exportieren und für Ihre persönliche Nutzung erneut hochladen.
Kann ich eine Datei nach dem Einbringen bearbeiten oder umbenennen?
Nein. Dateien in den Team-Dateien sind derzeit für alle schreibgeschützt. Die einzige mögliche Änderung ist das Löschen, und nur ein Admin kann eine Datei löschen.
Kann ich eine Datei innerhalb der Team-Dateien transkribieren oder zusammenfassen?
Nein. Team-Dateien führen keine Transkription oder Zusammenfassung aus. Wenn eine Datei beim Einbringen kein Transkript und keine Zusammenfassung hat, erscheint nur das reine Audio. Um sie hinzuzufügen, exportieren Sie die Datei, verarbeiten Sie sie in Ihrem privaten Bereich und bringen Sie sie anschließend erneut ein.
Wer kann die Dateien in den Team-Dateien sehen?
Jedes Mitglied des Team-Arbeitsbereichs kann jede Datei in den Team-Dateien ansehen und exportieren. Es gibt keine Berechtigungen pro Datei.
Sehe ich die Änderung sofort, wenn ein Admin eine Datei löscht?
Nicht immer. Nachdem ein Admin eine Datei gelöscht hat, müssen Sie die Seite möglicherweise aktualisieren, bevor die Änderung bei Ihnen sichtbar wird.
Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig in die Team-Dateien einbringen?
Nein. Sie können immer nur eine Datei auf einmal einbringen. Um mehrere Aufnahmen zu verschieben, wiederholen Sie die Übertragung für jede Datei.