Mit der Salesforce-Integration können Sie Plaud-Notizen als Aufgaben in Salesforce protokollieren. Nach einem Verkaufsgespräch oder Meeting übertragen Sie Ihre Notiz aus Plaud Web direkt nach Salesforce, statt sie im CRM neu einzutippen.
Was ist die Salesforce-Integration?
Die Salesforce-Integration autorisiert Plaud, Datensätze an Ihr Salesforce-CRM zu übertragen. Nachdem Sie ein Gespräch aufgenommen und eine Notiz erstellt haben, etwa Ihre Zusammenfassung, können Sie diese Notiz als abgeschlossene Aufgabe in Salesforce protokollieren – verknüpft mit dem passenden Kontakt, Account oder der passenden Opportunity. So entfällt das manuelle Kopieren von Meeting-Notizen ins CRM nach jedem Gespräch.
Bevor Sie beginnen
- Ihr Salesforce-Administrator muss das Plaud-Paket in Ihrer Salesforce-Organisation installieren, bevor sich Mitglieder verbinden können. Mitglieder, die sich vor der Installation des Pakets verbinden möchten, erhalten eine Fehlermeldung.
- Sie können nur Notizen aus Dateien protokollieren, für die bereits eine Zusammenfassung oder eine andere Notiz erstellt wurde.
Wie verbinde ich Plaud mit Salesforce?
Die Verbindung erfolgt in zwei Schritten: Ihr Salesforce-Administrator installiert das Plaud-Paket einmalig, danach verbindet jedes Mitglied das eigene Konto.
Schritt 1: Plaud-Paket installieren (Salesforce-Administrator)
- Öffnen Sie den Installationslink für das Plaud-Paket: Plaud for Salesforce package
- Melden Sie sich als Administrator bei Salesforce an.
- Wählen Sie Installation für alle Benutzer, bestätigen Sie den Hinweis und klicken Sie auf Installieren.
Dieser Schritt wird von Ihrem Salesforce-Administrator ausgeführt, nicht von einem Plaud Team-Admin. Er ist nur einmal pro Salesforce-Organisation erforderlich.
Schritt 2: Salesforce-Konto verbinden (jedes Mitglied)
- Wechseln Sie in Plaud Web zu Explore \> Integrations.
- Klicken Sie auf der Salesforce-Karte auf Connect.
- Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Salesforce-Konto an und klicken Sie auf der Autorisierungsseite auf Zulassen.
- Sie werden zu Plaud zurückgeleitet, und die Salesforce-Karte zeigt Connected an.
Die Anmeldung erfolgt auf der Anmeldeseite von Salesforce – Plaud sieht oder speichert Ihr Salesforce-Passwort zu keinem Zeitpunkt.
Wie protokolliere ich eine Notiz in Salesforce?
- Öffnen Sie eine Datei mit einer erstellten Notiz und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
- Wählen Sie Log to Salesforce.
- Wählen Sie die Notiz, die Sie protokollieren möchten. Pro Übertragung können Sie eine Notiz auswählen. Audiodateien und Transkripte können nicht protokolliert werden.
- Wählen Sie einen Kontakt sowie entweder einen Account oder eine Opportunity. Account und Opportunity können nicht gleichzeitig ausgewählt werden – das ist eine Einschränkung von Salesforce. Die Schaltfläche Log bleibt ausgegraut, bis Sie einen Kontakt, eine Opportunity oder einen Account ausgewählt haben.
- Klicken Sie auf Log. Plaud erstellt in Salesforce eine Aufgabe mit dem Inhalt Ihrer Notiz.
- Klicken Sie auf Open in Salesforce, um die soeben erstellte Aufgabe anzuzeigen.
Bereits protokollierte Dateien sind mit einem Salesforce-Symbol gekennzeichnet. So sehen Sie, welche Gespräche schon in Ihrem CRM sind.
Was Plaud in Salesforce erstellt
Jede Übertragung erstellt einen Aufgaben-Datensatz in Salesforce mit dem Untertyp Anruf. Die Felder werden wie folgt befüllt:
| Salesforce-Feld | Was Plaud einträgt |
|---|---|
| Betreff | Der Titel der Plaud-Datei |
| Zugewiesen zu | Das Salesforce-Konto, mit dem Sie sich verbunden haben |
| Name (Kontakt) | Der von Ihnen ausgewählte Kontakt |
| Bezug zu | Die ausgewählte Opportunity oder – falls keine Opportunity ausgewählt wurde – der Account |
| Kommentare | Der Inhalt der ausgewählten Notiz |
Regeln und Einschränkungen beim Protokollieren
- Jede Übertragung erstellt eine neue Aufgabe. Ein erneutes Protokollieren überschreibt keine frühere Aufgabe. Wenn Sie dieselbe Datei zweimal protokollieren, bleiben beide Aufgaben als separate Datensätze in Salesforce erhalten.
- Beliebig oft erneut protokollieren. Nach der ersten Übertragung markiert Plaud die Datei als protokolliert und fragt, ob Sie erneut protokollieren möchten. Dabei können Sie jedes Mal eine andere Notiz, einen anderen Kontakt, Account oder eine andere Opportunity wählen.
- Open in Salesforce öffnet die neueste Aufgabe. Frühere Aufgaben aus derselben Datei verwalten Sie in Salesforce, nicht in Plaud.
- Eine Notiz ist erforderlich. Die Protokollier-Option ist erst verfügbar, wenn für die Datei eine Zusammenfassung oder eine andere Notiz erstellt wurde.
- Die Verbindung gilt pro Mitglied. Jedes Mitglied verbindet das eigene Salesforce-Konto, und Aufgaben werden dem Konto zugewiesen, das sie übertragen hat.
- Team-Dateien können nicht protokolliert werden. Private Dateien können Sie protokollieren, auch innerhalb eines Team-Workspace. Dateien unter Team-Dateien zeigen die Protokollier-Option nicht an.
FAQ zur Salesforce-Integration
Kann ich dieselbe Notiz mehrmals protokollieren?
Ja. Jede Übertragung erstellt eine neue, separate Aufgabe in Salesforce. Es wird nichts überschrieben – entfernen Sie Duplikate in Salesforce, falls Sie versehentlich protokolliert haben.
Warum sehe ich die Salesforce-Karte oder die Protokollier-Option nicht?
Die Salesforce-Integration ist nur in Team-Workspaces verfügbar. In einem persönlichen Workspace erscheint die Salesforce-Karte unter Explore \> Integrations daher nicht. In einem Team-Workspace erscheint die Protokollier-Option im Dateimenü erst, nachdem Sie Ihr Salesforce-Konto verbunden haben.
Warum ist die Schaltfläche Log ausgegraut?
Vor dem Protokollieren müssen Sie einen Kontakt, eine Opportunity oder einen Account auswählen. Die Option ist außerdem nicht verfügbar, wenn für die Datei noch keine Notiz erstellt wurde.
Speichert Plaud mein Salesforce-Passwort?
Nein. Sie melden sich auf der Anmeldeseite von Salesforce an und erteilen die Freigabe dort. Plaud sieht Ihr Passwort zu keinem Zeitpunkt.
Muss ich Salesforce konfigurieren können?
Nein. Ihr Salesforce-Administrator installiert das Plaud-Paket einmalig. Danach verbinden Sie nur Ihr Konto und protokollieren Notizen. Bei Fragen zu Aufgaben, Kontakten oder Opportunitys in Salesforce wenden Sie sich an die Hilfedokumentation von Salesforce.