Mit Teamvorlagen teilen Sie eine Zusammenfassungsvorlage mit Ihrem gesamten Team, sodass jedes Mitglied im Workspace Aufnahmen im selben Format zusammenfasst. Die Veröffentlichung erfolgt sofort, und wenn Sie eine Vorlage aktualisieren, erhalten alle bei der nächsten Verwendung die neue Version.
Was sind Teamvorlagen?
Eine Vorlage ist ein gespeichertes Zusammenfassungsformat, zum Beispiel ein Layout für Besprechungsprotokolle, ein Kundenbesuchsbericht oder ein Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche. In Plaud Team kann ein Mitglied eine Vorlage privat halten oder in der Team-Vorlagen-Community veröffentlichen, sodass jedes Mitglied im Workspace sie nutzen kann.
Teamvorlagen benötigen weder eine Prüfung noch eine Einrichtung durch einen Administrator. Mitglieder installieren auch keine Kopie: Alle verwenden die eine Version, die Sie veröffentlicht haben, sodass Ihr Team immer mit demselben Format arbeitet.
Bevor Sie beginnen
- Teamvorlagen sind in der Plaud Mobile App, in Plaud Web und in Plaud Desktop für Plaud Team-Workspaces verfügbar.
- Jede Vorlage, die Sie erstellen, landet zuerst in Ihrer Liste Meine Vorlagen. Ob Sie sie für das Team veröffentlichen, entscheiden Sie selbst – das geschieht nie automatisch.
- Die Team-Vorlagen-Community und die öffentliche Community sind voneinander getrennt. Eine Vorlage, die Sie in einem Team-Workspace veröffentlichen, bleibt in diesem Workspace und kann nicht in der öffentlichen Community veröffentlicht werden. Vorlagen aus der öffentlichen Community können Sie in Ihrem Team-Workspace trotzdem durchsuchen, favorisieren und verwenden.
- Ein Administrator kann die privaten Vorlagen eines Mitglieds nicht öffnen. Für andere sichtbar wird eine Vorlage erst, wenn sie in der Team-Vorlagen-Community veröffentlicht ist.
- Administratoren und Mitglieder haben in der Team-Vorlagen-Community genau dieselben Berechtigungen für Vorlagen.
So teilen Sie eine Vorlage mit Ihrem Team
- Öffnen Sie Werkzeuge → Vorlagen → Verwalten und dort unter Meine Vorlagen die Vorlage, die Sie teilen möchten. Falls Sie noch keine haben, klicken Sie zuerst auf Vorlage erstellen.
- Klicken Sie auf der Detailseite der Vorlage auf Veröffentlichen.
- Wählen Sie im Veröffentlichungsdialog ein Symbol und eine Kategorie aus und klicken Sie auf Absenden. Aus einem Team-Workspace kann die Vorlage nur für Ihr Team veröffentlicht werden.
- Die Vorlage ist sofort live und erscheint unter Verwalten → Meine Beiträge als Veröffentlicht. Die Mitglieder Ihres Team-Workspace finden sie jetzt unter Werkzeuge → Vorlagen → Team.
Jedes Mitglied, nicht nur Administratoren, kann eine Vorlage für das Team veröffentlichen. Eine Freigabe durch einen Administrator oder eine Prüfung ist nicht nötig.
So verwenden Sie eine Teamvorlage
Eine Teamvorlage müssen Sie nicht installieren. Öffnen Sie sie unter Werkzeuge → Vorlagen → Team und gehen Sie dann so vor:
- Klicken Sie auf Im Chat verwenden, um direkt damit zusammenzufassen.
- Klicken Sie auf Favorisieren, um sie für den schnellen Zugriff in Ihren Favoriten zu speichern.
Teamvorlagen erscheinen außerdem überall dort, wo Sie eine Vorlage auswählen:
- Beim Erstellen einer neuen Zusammenfassung: Wählen Sie die manuelle Vorlagenauswahl und öffnen Sie in der Vorlagenauswahl den Bereich Teamvorlagen.
- In den Vorlagenvorschlägen einer Aufnahme: Klicken Sie auf Alle Vorlagen anzeigen, um die Auswahl mit dem Bereich Teamvorlagen zu öffnen.
- Im Chat mit Plaud Agent: Nennen Sie die Vorlage, zum Beispiel „Fasse diese Aufnahme mit der Vorlage Kundenbesuch zusammen“, dann verwendet Plaud Agent sie direkt. Wenn Sie eine Zusammenfassung mit Vorlage anfordern, ohne eine zu nennen, bietet Plaud Agent an, eine für Sie auszuwählen, oder öffnet die Vorlagenauswahl.
Für später festlegen funktioniert auch mit Teamvorlagen – genauso wie mit Ihren eigenen Vorlagen und Vorlagen aus der öffentlichen Community.
Eine veröffentlichte Vorlage aktualisieren
- Bearbeiten und speichern Sie die Vorlage unter Meine Vorlagen. Ihre eigene Kopie ändert sich sofort, Ihr Team sieht aber weiterhin die vorherige Version.
- Sobald Sie eine Änderung speichern, wird die Schaltfläche Vorlage aktualisieren auf der Detailseite der Vorlage verfügbar. Klicken Sie darauf, um die Änderung für Ihr Team zu veröffentlichen.
- Derselbe Team-Eintrag wird direkt aktualisiert, und Vorlage aktualisieren ist bis zu Ihrer nächsten Änderung wieder ausgegraut.
Mitglieder erhalten weder einen Hinweis noch eine Aktualisieren-Schaltfläche. Bei der nächsten Verwendung läuft automatisch die neueste Version.
Eine veröffentlichte Vorlage lässt sich in der Team-Vorlagen-Community nicht bearbeiten. Um sie zu ändern, bearbeiten Sie Ihr Original unter Meine Vorlagen und klicken auf Vorlage aktualisieren.
Eine Vorlage zurückziehen
- Öffnen Sie Verwalten → Meine Beiträge und dort die Vorlage.
- Wählen Sie im Menü ⋯ die Option Zurückziehen und klicken Sie auf Bestätigen.
Wenn Sie eine Vorlage zurückziehen:
- Sie wird aus der Team-Vorlagen-Community und aus Ihrer Liste Meine Beiträge entfernt. Ihr Original bleibt unter Meine Vorlagen erhalten.
- Mitglieder können sie nicht mehr verwenden. Sie verschwindet ohne Benachrichtigung aus ihren Listen Favoriten und Kürzlich verwendet.
- Sie können sie später erneut veröffentlichen. Das Team erhält dann Ihre neueste Version, Mitglieder, die sie favorisiert hatten, müssen sie aber erneut favorisieren.
Eine veröffentlichte Vorlage löschen
- Um eine selbst erstellte Vorlage zu löschen, öffnen Sie sie unter Meine Vorlagen, öffnen das Menü ⋯ und wählen Löschen. Ist die Vorlage veröffentlicht, ist Auch aus der Community entfernen standardmäßig ausgewählt, sodass die Team-Version zusammen mit Ihrem Original entfernt wird.
- Sie können Auch aus der Community entfernen abwählen, um die Team-Version zu behalten. Mitglieder können sie weiter verwenden, Sie können sie aber nicht mehr bearbeiten oder aktualisieren: Unter Meine Beiträge können Sie sie dann nur noch verwenden, zurückziehen oder löschen. Wir empfehlen, beides zusammen zu löschen, statt eine nicht mehr bearbeitbare Version zurückzulassen.
- Das Löschen einer Vorlage lässt sich nicht rückgängig machen.
- Ein Administrator kann keine Vorlage entfernen, die ein anderes Mitglied veröffentlicht hat. Mitglieder können nur Vorlagen entfernen, die sie selbst veröffentlicht haben.
FAQ zu Teamvorlagen
Kann ich eine Vorlage aus meinem Team-Workspace in der öffentlichen Community veröffentlichen?
Nein. Vorlagen, die in einem Team-Workspace veröffentlicht werden, bleiben in diesem Workspace. Um eine Vorlage mit allen Plaud-Nutzern zu teilen, veröffentlichen Sie sie stattdessen aus Ihrem persönlichen Workspace.
Kann ich Vorlagen aus der öffentlichen Community in meinem Team-Workspace verwenden?
Ja. Unter Werkzeuge → Vorlagen → Entdecken finden Sie die Vorlagen der öffentlichen Community. Sie können sie favorisieren und in Ihrem Team-Workspace verwenden.
Warum kann ich meine eigene veröffentlichte Vorlage nicht favorisieren?
Die Option Favorisieren erscheint nur bei Vorlagen, die andere veröffentlicht haben. Ihre eigenen Vorlagen finden Sie jederzeit unter Meine Vorlagen.
Kann ein Administrator eine Vorlage für alle verbindlich machen?
Nein. Administratoren veröffentlichen Vorlagen genauso wie Mitglieder, und es gibt keine Option, eine Vorlage allen Mitgliedern zuzuweisen. Jedes Mitglied entscheidet selbst, welche Teamvorlagen es favorisiert und verwendet.
Kann ich eine ältere Version einer Teamvorlage weiterverwenden?
Nein. Teamvorlagen verwenden immer die neueste Version, die der Autor veröffentlicht hat. Wenn der Autor eine Vorlage aktualisiert, läuft bei Ihrer nächsten Verwendung automatisch die neue Version.
Was passiert mit meinen veröffentlichten Vorlagen, wenn ich den Workspace verlasse?
Vorlagen, die Sie in der Team-Vorlagen-Community veröffentlicht haben, gehören dem Team. Sie bleiben in der Community, und Mitglieder können sie weiterhin verwenden.
Warum ist eine Teamvorlage aus meinen Favoriten verschwunden?
Der Autor hat sie zurückgezogen oder gelöscht. Veröffentlicht er sie erneut, finden Sie sie wieder in der Team-Vorlagen-Community und können sie erneut favorisieren.
Prüft Plaud, was mein Team in der Team-Vorlagen-Community veröffentlicht?
Nein. Vorlagen sind Zusammenfassungsformate und führen keinen Code aus. Teamvorlagen sind deshalb sofort nach der Veröffentlichung live, ohne Prüfung.
Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel dienen nur als Referenz und können sich ändern, da die Funktionen der Plaud-Produkte laufend aktualisiert werden. Den aktuellen Stand finden Sie in der neuesten Version des Produkts.