Las plantillas de equipo te permiten compartir una plantilla de resumen con todo tu equipo, para que todos los miembros del espacio de trabajo resuman sus grabaciones con el mismo formato. La publicación es inmediata y, cuando actualizas una plantilla, todos obtienen la nueva versión la próxima vez que la usan.
¿Qué son las plantillas de equipo?
Una plantilla es un formato de resumen guardado, como el diseño de un acta de reunión, un informe de visita a un cliente o una hoja de evaluación de entrevistas. En Plaud Team, un miembro puede mantener una plantilla privada o publicarla en la comunidad de plantillas del equipo para que todos los miembros del espacio de trabajo puedan usarla.
Las plantillas de equipo no necesitan revisión ni configuración por parte de un administrador. Los miembros tampoco instalan una copia: todos usan la única versión que publicaste, así que tu equipo siempre trabaja con el mismo formato.
Antes de empezar
- Las plantillas de equipo están disponibles en la aplicación móvil de Plaud, en Plaud Web y en Plaud Desktop, para los espacios de trabajo de Plaud Team.
- Cada plantilla que creas aparece primero en tu lista Mis plantillas. Publicarla para el equipo es una decisión tuya, nunca automática.
- La comunidad de plantillas del equipo y la comunidad pública son independientes. Una plantilla que publicas desde un espacio de trabajo de Team se queda en ese espacio de trabajo y no se puede publicar en la comunidad pública. Aun así, puedes explorar, añadir a favoritos y usar plantillas de la comunidad pública desde tu espacio de trabajo de Team.
- Un administrador no puede abrir las plantillas privadas de un miembro. Una plantilla solo es visible para los demás cuando se publica en la comunidad de plantillas del equipo.
- Los administradores y los miembros tienen exactamente los mismos permisos sobre las plantillas en la comunidad de plantillas del equipo.
Cómo compartir una plantilla con tu equipo
- Ve a Herramientas → Plantillas → Gestionar y abre en Mis plantillas la plantilla que quieres compartir. Si aún no tienes ninguna, haz clic primero en Crear plantilla.
- Haz clic en Publicar en la página de detalles de la plantilla.
- En el cuadro de diálogo de publicación, elige un icono y una Categoría y haz clic en Enviar. Desde un espacio de trabajo de Team, la plantilla solo se puede publicar para tu equipo.
- La plantilla se publica al instante y aparece en Gestionar → Mis contribuciones como Publicado. Los miembros de tu espacio de trabajo de Team ya pueden encontrarla en Herramientas → Plantillas → Equipo.
Cualquier miembro, no solo los administradores, puede publicar una plantilla para el equipo. No hace falta la aprobación de un administrador ni ninguna revisión.
Cómo usar una plantilla de equipo
No necesitas instalar una plantilla de equipo. Ábrela desde Herramientas → Plantillas → Equipo y luego:
- Haz clic en Usar en el chat para resumir con ella al momento.
- Haz clic en Agregar a favoritos para guardarla en tus Favoritos y tenerla siempre a mano.
Las plantillas de equipo también aparecen en cualquier lugar donde eliges una plantilla:
- Al generar un nuevo resumen: elige seleccionar una plantilla manualmente y abre la sección Plantillas de equipo del selector de plantillas.
- En las plantillas sugeridas de una grabación: haz clic en Ver todas las plantillas para abrir el selector con la sección Plantillas de equipo.
- En un chat con Plaud Agent: indica el nombre de la plantilla, por ejemplo «Resume esta grabación con la plantilla Visita a cliente», y Plaud Agent la usa directamente. Si pides un resumen con plantilla sin indicar cuál, Plaud Agent se ofrece a elegir una por ti o abre el selector.
Establecer para después también funciona con las plantillas de equipo, igual que con tus propias plantillas y con las de la comunidad pública.
Actualizar una plantilla publicada
- Edita y guarda la plantilla en Mis plantillas. Tu copia cambia al instante, pero tu equipo sigue viendo la versión anterior.
- En cuanto guardas un cambio, el botón Actualizar plantilla se activa en la página de detalles de la plantilla. Haz clic en él para publicar el cambio para tu equipo.
- La misma ficha del equipo se actualiza directamente y Actualizar plantilla vuelve a quedar desactivado hasta tu próximo cambio.
Los miembros no reciben ningún aviso ni botón de actualización. La próxima vez que usen la plantilla, se ejecutará la versión más reciente.
Una plantilla publicada no se puede editar desde la comunidad de plantillas del equipo. Para cambiarla, edita tu original en Mis plantillas y haz clic en Actualizar plantilla.
Despublicar una plantilla
- Ve a Gestionar → Mis contribuciones y abre la plantilla.
- En el menú ⋯, elige Despublicar y haz clic en Confirmar.
Cuando despublicas una plantilla:
- Se retira de la comunidad de plantillas del equipo y de tu lista Mis contribuciones. Tu original se queda en Mis plantillas.
- Los miembros ya no pueden usarla. Desaparece de sus listas Favoritos y Recientemente Usados sin ningún aviso.
- Puedes volver a publicarla más adelante. El equipo recibirá tu versión más reciente, pero los miembros que la tenían en favoritos tendrán que volver a añadirla.
Eliminar una plantilla publicada
- Para eliminar una plantilla que has creado, ábrela en Mis plantillas, abre el menú ⋯ y elige Eliminar. Si la plantilla está publicada, la opción Despublicarla también de la comunidad aparece marcada de forma predeterminada, así que la versión del equipo se elimina junto con tu original.
- Puedes desmarcar Despublicarla también de la comunidad para conservar la versión del equipo. Los miembros podrán seguir usándola, pero tú ya no podrás editarla ni actualizarla: desde Mis contribuciones solo podrás usarla, despublicarla o eliminarla. Te recomendamos eliminar ambas a la vez en lugar de dejar una versión que ya no se puede editar.
- La eliminación de una plantilla no se puede deshacer.
- Un administrador no puede retirar una plantilla que ha publicado otro miembro. Cada miembro solo puede retirar las plantillas que ha publicado.
Preguntas frecuentes sobre las plantillas de equipo
¿Puedo publicar una plantilla de mi espacio de trabajo de Team en la comunidad pública?
No. Las plantillas publicadas desde un espacio de trabajo de Team se quedan en ese espacio de trabajo. Para compartir una plantilla con todos los usuarios de Plaud, publícala desde tu espacio de trabajo personal.
¿Puedo usar plantillas de la comunidad pública en mi espacio de trabajo de Team?
Sí. Ve a Herramientas → Plantillas → Explorar para ver las plantillas de la comunidad pública. Puedes añadirlas a favoritos y usarlas en tu espacio de trabajo de Team.
¿Por qué no puedo añadir a favoritos una plantilla que he publicado yo?
La opción Agregar a favoritos solo aparece en las plantillas que publican otros. Tus propias plantillas siempre están disponibles en Mis plantillas.
¿Puede un administrador hacer que una plantilla sea obligatoria para todos?
No. Los administradores publican plantillas igual que los miembros y no existe ninguna opción para asignar una plantilla a todos los miembros. Cada miembro decide qué plantillas de equipo añade a favoritos y usa.
¿Puedo seguir usando una versión anterior de una plantilla de equipo?
No. Las plantillas de equipo siempre ejecutan la última versión que ha publicado su autor. Cuando el autor actualiza una plantilla, la próxima vez que la uses se ejecutará automáticamente la nueva versión.
¿Qué pasa con mis plantillas publicadas si salgo del espacio de trabajo?
Las plantillas que publicaste en la comunidad de plantillas del equipo pertenecen al equipo. Se quedan en la comunidad y los miembros pueden seguir usándolas.
¿Por qué ha desaparecido una plantilla de equipo de mis favoritos?
Su autor la ha despublicado o eliminado. Si vuelve a publicarla, la encontrarás de nuevo en la comunidad de plantillas del equipo y podrás volver a añadirla a favoritos.
¿Plaud revisa lo que publica mi equipo en la comunidad de plantillas del equipo?
No. Las plantillas son formatos de resumen y no ejecutan código, por lo que las plantillas de equipo se publican al instante, sin revisión.
Aviso: la información de este artículo es solo de referencia y puede cambiar a medida que se actualicen las funciones de los productos de Plaud. Consulta la última versión del producto para conocer la experiencia más reciente.