Les modèles d'équipe vous permettent de partager un modèle de résumé avec toute votre équipe, afin que chaque Membre de l'espace de travail résume ses enregistrements dans le même format. La publication est immédiate et, lorsque vous mettez à jour un modèle, chacun obtient la nouvelle version dès sa prochaine utilisation.
Que sont les modèles d'équipe ?
Un modèle est un format de résumé enregistré, comme une mise en page de compte rendu de réunion, un rapport de visite client ou une grille d'entretien. Dans Plaud Team, un Membre peut garder un modèle privé ou le publier dans la communauté de modèles de l'équipe afin que tous les Membres de l'espace de travail puissent l'utiliser.
Les modèles d'équipe ne nécessitent ni examen ni configuration par un Admin. Les Membres n'installent pas non plus de copie : tout le monde utilise la version que vous avez publiée, si bien que votre équipe travaille toujours avec le même format.
Avant de commencer
- Les modèles d'équipe sont disponibles dans l'application mobile Plaud, sur Plaud Web et dans Plaud Desktop, pour les espaces de travail Plaud Team.
- Chaque modèle que vous créez apparaît d'abord dans votre liste Mes modèles. Le publier pour l'équipe est un choix délibéré, jamais automatique.
- La communauté de modèles de l'équipe et la communauté publique sont distinctes. Un modèle publié depuis un espace de travail Team reste dans cet espace de travail et ne peut pas être publié dans la communauté publique. Vous pouvez toutefois parcourir, ajouter aux favoris et utiliser les modèles de la communauté publique depuis votre espace de travail Team.
- Un Admin ne peut pas ouvrir les modèles privés d'un Membre. Un modèle ne devient visible pour les autres qu'une fois publié dans la communauté de modèles de l'équipe.
- Les Admins et les Membres disposent exactement des mêmes droits sur les modèles dans la communauté de modèles de l'équipe.
Comment partager un modèle avec votre équipe
- Accédez à Outils → Modèles → Gérer et ouvrez, dans Mes modèles, le modèle à partager. Si vous n'en avez pas encore, cliquez d'abord sur Créer un modèle.
- Cliquez sur Publier sur la page de détail du modèle.
- Dans la boîte de dialogue de publication, choisissez une icône et une Catégorie, puis cliquez sur Envoyer. Depuis un espace de travail Team, le modèle ne peut être publié que pour votre équipe.
- Le modèle est en ligne immédiatement et apparaît dans Gérer → Mes contributions avec le statut Publié. Les Membres de votre espace de travail Team le trouvent désormais sous Outils → Modèles → Équipe.
Tous les Membres, et pas seulement les Admins, peuvent publier un modèle pour l'équipe. Aucune approbation d'un Admin ni aucun examen n'est nécessaire.
Comment utiliser un modèle d'équipe
Aucune installation n'est nécessaire. Ouvrez le modèle depuis Outils → Modèles → Équipe, puis :
- Cliquez sur Utiliser dans le chat pour résumer immédiatement avec ce modèle.
- Cliquez sur Ajouter aux favoris pour l'enregistrer dans vos Favoris et le retrouver rapidement.
Les modèles d'équipe apparaissent aussi partout où vous choisissez un modèle :
- Lorsque vous générez un nouveau résumé : choisissez de sélectionner un modèle manuellement, puis ouvrez la section Modèles d’équipe du sélecteur de modèles.
- Dans les suggestions de modèles d'un enregistrement : cliquez sur Voir tous les modèles pour ouvrir le sélecteur avec la section Modèles d’équipe.
- Dans une conversation avec Plaud Agent : indiquez le nom du modèle, par exemple « Résume cet enregistrement avec le modèle Visite client », et Plaud Agent l'utilise directement. Si vous demandez un résumé avec un modèle sans en préciser le nom, Plaud Agent vous propose d'en choisir un pour vous ou ouvre le sélecteur.
À utiliser ensuite fonctionne aussi avec les modèles d'équipe, comme avec vos propres modèles et ceux de la communauté publique.
Mettre à jour un modèle publié
- Modifiez et enregistrez le modèle dans Mes modèles. Votre propre copie change immédiatement, mais votre équipe voit toujours la version précédente.
- Dès que vous enregistrez une modification, le bouton Mettre à jour le modèle devient disponible sur la page de détail du modèle. Cliquez dessus pour publier la modification pour votre équipe.
- La même fiche d'équipe est actualisée sur place, et Mettre à jour le modèle redevient grisé jusqu'à votre prochaine modification.
Les Membres ne reçoivent ni notification ni bouton de mise à jour. La prochaine fois qu'ils utilisent le modèle, c'est la dernière version qui s'exécute.
Un modèle publié ne peut pas être modifié depuis la communauté de modèles de l'équipe. Pour le changer, modifiez votre original dans Mes modèles puis cliquez sur Mettre à jour le modèle.
Dépublier un modèle
- Accédez à Gérer → Mes contributions et ouvrez le modèle.
- Dans le menu ⋯, choisissez Dépublier, puis cliquez sur Confirmer.
Lorsque vous dépubliez un modèle :
- Il est retiré de la communauté de modèles de l'équipe et de votre liste Mes contributions. Votre original reste dans Mes modèles.
- Les Membres ne peuvent plus l'utiliser. Il disparaît de leurs listes Favoris et Récemment utilisé, sans notification.
- Vous pouvez le publier de nouveau plus tard. L'équipe obtient alors votre dernière version, mais les Membres qui l'avaient ajouté à leurs favoris doivent l'y ajouter à nouveau.
Supprimer un modèle publié
- Pour supprimer un modèle que vous avez créé, ouvrez-le dans Mes modèles, ouvrez le menu ⋯ et choisissez Supprimer. Si le modèle est publié, l'option Dépublier également de la communauté est cochée par défaut : la version d'équipe est alors supprimée en même temps que votre original.
- Vous pouvez décocher Dépublier également de la communauté pour conserver la version d'équipe. Les Membres peuvent continuer à l'utiliser, mais vous ne pouvez plus la modifier ni la mettre à jour : depuis Mes contributions, vous pouvez seulement l'utiliser, la dépublier ou la supprimer. Nous vous recommandons de supprimer les deux en même temps plutôt que de laisser une version impossible à modifier.
- La suppression d'un modèle est définitive.
- Un Admin ne peut pas retirer un modèle publié par un autre Membre. Chaque Membre ne peut retirer que les modèles qu'il a lui-même publiés.
FAQ sur les modèles d'équipe
Puis-je publier un modèle de mon espace de travail Team dans la communauté publique ?
Non. Les modèles publiés depuis un espace de travail Team restent dans cet espace de travail. Pour partager un modèle avec tous les utilisateurs de Plaud, publiez-le depuis votre espace de travail personnel.
Puis-je utiliser les modèles de la communauté publique dans mon espace de travail Team ?
Oui. Accédez à Outils → Modèles → Explorer pour parcourir les modèles de la communauté publique. Vous pouvez les ajouter à vos favoris et les utiliser dans votre espace de travail Team.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter mon propre modèle publié à mes favoris ?
L'option Ajouter aux favoris n'apparaît que sur les modèles publiés par d'autres Membres. Vos propres modèles sont toujours disponibles dans Mes modèles.
Un Admin peut-il rendre un modèle obligatoire pour tous ?
Non. Les Admins publient les modèles de la même manière que les Membres, et aucune option ne permet d'imposer un modèle à tous les Membres. Chaque Membre choisit les modèles d'équipe qu'il ajoute à ses favoris et utilise.
Puis-je continuer à utiliser une ancienne version d'un modèle d'équipe ?
Non. Un modèle d'équipe exécute toujours la dernière version publiée par son auteur. Lorsque l'auteur met à jour un modèle, votre prochaine utilisation exécute automatiquement la nouvelle version.
Que deviennent mes modèles publiés si je quitte l'espace de travail ?
Les modèles que vous avez publiés dans la communauté de modèles de l'équipe appartiennent à l'équipe. Ils restent dans la communauté et les Membres peuvent continuer à les utiliser.
Pourquoi un modèle d'équipe a-t-il disparu de mes favoris ?
Son auteur l'a dépublié ou supprimé. S'il le publie de nouveau, vous le retrouverez dans la communauté de modèles de l'équipe et pourrez l'ajouter à nouveau à vos favoris.
Plaud examine-t-il ce que mon équipe publie dans la communauté de modèles de l'équipe ?
Non. Les modèles sont des formats de résumé qui n'exécutent aucun code : les modèles d'équipe sont donc en ligne dès leur publication, sans examen.
Avertissement : les informations de cet article sont fournies à titre indicatif uniquement et peuvent changer à mesure que les fonctionnalités des produits Plaud évoluent. Reportez-vous à la dernière version du produit pour connaître l'expérience la plus récente.