I modelli del team ti permettono di condividere un modello di riepilogo con tutto il team, così ogni Membro dello spazio di lavoro riepiloga le registrazioni nello stesso formato. La pubblicazione è immediata e, quando aggiorni un modello, tutti ricevono la nuova versione al successivo utilizzo.
Che cosa sono i modelli del team?
Un modello è un formato di riepilogo salvato, ad esempio il layout di un verbale di riunione, il report di una visita a un cliente o una scheda di valutazione per i colloqui. In Plaud Team un Membro può tenere un modello privato oppure pubblicarlo nella community dei modelli del team, così che ogni Membro dello spazio di lavoro possa usarlo.
I modelli del team non richiedono alcuna revisione né configurazione da parte di un Amministratore. I Membri non installano nemmeno una copia: tutti usano l'unica versione che hai pubblicato, quindi il team lavora sempre con lo stesso formato.
Prima di iniziare
- I modelli del team sono disponibili nell'app mobile Plaud, su Plaud Web e su Plaud Desktop, per gli spazi di lavoro Plaud Team.
- Ogni modello che crei compare prima nel tuo elenco I miei modelli. Pubblicarlo per il team è una tua scelta, mai automatica.
- La community dei modelli del team e la community pubblica sono separate. Un modello pubblicato da uno spazio di lavoro Team resta in quello spazio di lavoro e non può essere pubblicato nella community pubblica. Puoi comunque sfogliare, aggiungere ai preferiti e usare i modelli della community pubblica dal tuo spazio di lavoro Team.
- Un Amministratore non può aprire i modelli privati di un Membro. Un modello diventa visibile agli altri solo dopo essere stato pubblicato nella community dei modelli del team.
- Amministratori e Membri hanno esattamente gli stessi permessi sui modelli nella community dei modelli del team.
Come condividere un modello con il tuo team
- Vai su Strumenti → Modelli → Gestisci e apri da I miei modelli il modello che vuoi condividere. Se non ne hai ancora uno, fai prima clic su Crea modello.
- Fai clic su Pubblicare nella pagina di dettaglio del modello.
- Nella finestra di pubblicazione scegli un'icona e una Categoria, poi fai clic su Invia. Da uno spazio di lavoro Team il modello può essere pubblicato solo per il tuo team.
- Il modello è subito disponibile e compare in Gestisci → I miei contributi come Pubblicato. I Membri del tuo spazio di lavoro Team ora lo trovano in Strumenti → Modelli → Team.
Qualsiasi Membro, non solo gli Amministratori, può pubblicare un modello per il team. Non servono approvazioni da parte di un Amministratore né revisioni.
Come usare un modello del team
Non serve installare un modello del team. Aprilo da Strumenti → Modelli → Team, poi:
- Fai clic su Usa in chat per riepilogare subito con quel modello.
- Fai clic su Aggiungi ai preferiti per salvarlo nei tuoi Preferiti e ritrovarlo rapidamente.
I modelli del team compaiono anche ovunque scegli un modello:
- Quando generi un nuovo riepilogo: scegli di selezionare un modello manualmente, poi apri la sezione Modelli del team nel selettore dei modelli.
- Nei modelli suggeriti per una registrazione: fai clic su Vedi tutti i modelli per aprire il selettore con la sezione Modelli del team.
- In una chat con Plaud Agent: indica il nome del modello, ad esempio «Riepiloga questa registrazione con il modello Visita cliente», e Plaud Agent lo usa direttamente. Se chiedi un riepilogo con un modello senza indicarne uno, Plaud Agent si offre di sceglierlo per te oppure apre il selettore.
Imposta per dopo funziona anche con i modelli del team, come con i tuoi modelli e con quelli della community pubblica.
Aggiornare un modello pubblicato
- Modifica e salva il modello in I miei modelli. La tua copia cambia subito, ma il team continua a vedere la versione precedente.
- Appena salvi una modifica, nella pagina di dettaglio del modello diventa disponibile il pulsante Aggiorna modello. Fai clic su di esso per pubblicare la modifica per il team.
- La stessa scheda del team viene aggiornata direttamente e Aggiorna modello torna disattivato fino alla prossima modifica.
I Membri non ricevono avvisi né un pulsante di aggiornamento. Al successivo utilizzo, il modello esegue l'ultima versione.
Un modello pubblicato non si può modificare dalla community dei modelli del team. Per cambiarlo, modifica l'originale in I miei modelli e fai clic su Aggiorna modello.
Ritirare un modello
- Vai su Gestisci → I miei contributi e apri il modello.
- Nel menu ⋯ scegli Ritira, poi fai clic su Conferma.
Quando ritiri un modello:
- Viene rimosso dalla community dei modelli del team e dal tuo elenco I miei contributi. L'originale resta in I miei modelli.
- I Membri non possono più usarlo. Scompare dai loro elenchi Preferiti e Usato di recente senza alcuna notifica.
- Puoi pubblicarlo di nuovo in seguito. Il team riceverà la tua versione più recente, ma i Membri che lo avevano aggiunto ai preferiti dovranno aggiungerlo di nuovo.
Eliminare un modello pubblicato
- Per eliminare un modello che hai creato, aprilo in I miei modelli, apri il menu ⋯ e scegli Elimina. Se il modello è pubblicato, l'opzione Ritira anche dalla community è selezionata per impostazione predefinita, quindi la versione del team viene rimossa insieme all'originale.
- Puoi deselezionare Ritira anche dalla community per mantenere la versione del team. I Membri possono continuare a usarla, ma tu non potrai più modificarla né aggiornarla: da I miei contributi potrai solo usarla, ritirarla o eliminarla. Ti consigliamo di eliminarle insieme invece di lasciare una versione non più modificabile.
- L'eliminazione di un modello non si può annullare.
- Un Amministratore non può rimuovere un modello pubblicato da un altro Membro. Ogni Membro può rimuovere solo i modelli che ha pubblicato.
Domande frequenti sui modelli del team
Posso pubblicare un modello dal mio spazio di lavoro Team nella community pubblica?
No. I modelli pubblicati da uno spazio di lavoro Team restano in quello spazio di lavoro. Per condividere un modello con tutti gli utenti Plaud, pubblicalo dal tuo spazio di lavoro personale.
Posso usare i modelli della community pubblica nel mio spazio di lavoro Team?
Sì. Vai su Strumenti → Modelli → Esplora per sfogliare i modelli della community pubblica. Puoi aggiungerli ai preferiti e usarli nel tuo spazio di lavoro Team.
Perché non posso aggiungere ai preferiti un modello che ho pubblicato io?
L'opzione Aggiungi ai preferiti compare solo sui modelli pubblicati da altri. I tuoi modelli sono sempre disponibili in I miei modelli.
Un Amministratore può rendere un modello obbligatorio per tutti?
No. Gli Amministratori pubblicano i modelli come i Membri e non esiste un'opzione per assegnare un modello a tutti i Membri. Ogni Membro sceglie quali modelli del team aggiungere ai preferiti e usare.
Posso continuare a usare una versione precedente di un modello del team?
No. I modelli del team eseguono sempre l'ultima versione pubblicata dall'autore. Quando l'autore aggiorna un modello, al successivo utilizzo viene eseguita automaticamente la nuova versione.
Che cosa succede ai modelli che ho pubblicato se lascio lo spazio di lavoro?
I modelli che hai pubblicato nella community dei modelli del team appartengono al team. Restano nella community e i Membri possono continuare a usarli.
Perché un modello del team è sparito dai miei preferiti?
L'autore lo ha ritirato o eliminato. Se lo pubblica di nuovo, lo ritroverai nella community dei modelli del team e potrai aggiungerlo di nuovo ai preferiti.
Plaud controlla ciò che il mio team pubblica nella community dei modelli del team?
No. I modelli sono formati di riepilogo e non eseguono codice, quindi i modelli del team sono disponibili subito dopo la pubblicazione, senza revisione.
Esclusione di responsabilità: le informazioni contenute in questo articolo sono fornite solo a titolo di riferimento e possono cambiare con il continuo aggiornamento delle funzionalità dei prodotti Plaud. Per l'esperienza più aggiornata, fai riferimento all'ultima versione del prodotto.