チームテンプレートを使うと、要約テンプレートをチーム全体に共有し、ワークスペースのメンバー全員が同じ形式で録音を要約できます。公開はすぐに反映され、テンプレートを更新すると、次に使うときから全員が新しいバージョンを使えます。
チームテンプレートとは？
テンプレートとは、保存した要約の形式のことです。たとえば、議事録のレイアウト、顧客訪問レポート、面接の評価シートなどです。Plaud Team では、メンバーはテンプレートを非公開のままにすることも、チームテンプレートコミュニティに公開してワークスペースのメンバー全員が使えるようにすることもできます。
チームテンプレートは審査も管理者による設定も不要です。メンバーがコピーをインストールする必要もありません。全員が公開された 1 つのバージョンを使うため、チームは常に同じ形式で作業できます。
始める前に
- チームテンプレートは、Plaud Team ワークスペースで Plaud Mobile App、Plaud Web、Plaud Desktop から利用できます。
- 作成したテンプレートは、まず [マイテンプレート] の一覧に入ります。チームに公開するかどうかは自分で選びます。自動で公開されることはありません。
- チームテンプレートコミュニティとパブリックコミュニティは別々です。Team ワークスペースから公開したテンプレートはそのワークスペース内にとどまり、パブリックコミュニティには公開できません。一方、パブリックコミュニティのテンプレートは、Team ワークスペースからも閲覧、お気に入り登録、利用ができます。
- 管理者は、メンバーの非公開テンプレートを開けません。テンプレートが他のメンバーに表示されるのは、チームテンプレートコミュニティに公開した後だけです。
- チームテンプレートコミュニティでは、管理者とメンバーのテンプレートに関する権限はまったく同じです。
テンプレートをチームに共有するには？
- [ツール] → [テンプレート] → [管理] を開き、[マイテンプレート] から共有したいテンプレートを開きます。まだテンプレートがない場合は、先に [テンプレートを作成] をクリックします。
- テンプレートの詳細ページで [公開] をクリックします。
- 公開ダイアログでアイコンと [カテゴリー] を選び、[提交] をクリックします。Team ワークスペースからは、テンプレートはチーム内にのみ公開できます。
- テンプレートはすぐに公開され、[管理] → [公開済み] に [公開済み] として表示されます。Team ワークスペースのメンバーは、[ツール] → [テンプレート] → [チーム] でテンプレートを見つけられるようになります。
テンプレートをチームに公開できるのは管理者だけではありません。メンバーなら誰でも公開できます。管理者の承認や審査は不要です。
チームテンプレートを使うには？
チームテンプレートはインストール不要です。[ツール] → [テンプレート] → [チーム] からテンプレートを開き、次のいずれかを選びます。
- すぐにそのテンプレートで要約するには、[チャットで使用] をクリックします。
- 後ですぐ使えるようにするには、[お気に入りに登録] をクリックして [お気に入り] に保存します。
チームテンプレートは、テンプレートを選ぶほかの場面でも表示されます。
- 新しい要約を生成するとき： テンプレートを手動で選ぶ方法を選択し、テンプレート選択画面の [チームテンプレート] セクションを開きます。
- 録音のテンプレート候補から： [すべてのテンプレートを表示] をクリックすると、[チームテンプレート] セクションを含む選択画面が開きます。
- Plaud Agent とのチャットで： 「この録音を顧客訪問テンプレートで要約して」のようにテンプレート名を指定すると、Plaud Agent がそのテンプレートを直接使います。テンプレート名を指定せずにテンプレートでの要約を頼んだ場合は、Plaud Agent がテンプレートを選ぶか確認するか、選択画面を開きます。
[次回使用する] は、自分のテンプレートやパブリックコミュニティのテンプレートと同じように、チームテンプレートでも使えます。
公開したテンプレートを更新するには？
- [マイテンプレート] でテンプレートを編集して保存します。自分のコピーはすぐに変わりますが、チームには以前のバージョンが表示されたままです。
- 変更を保存すると、テンプレートの詳細ページで [テンプレートを更新] ボタンが使えるようになります。クリックすると、変更がチームに公開されます。
- チームのテンプレートがその場で更新され、次に編集するまで [テンプレートを更新] は再びグレー表示になります。
メンバーには通知も更新ボタンも表示されません。次にテンプレートを使うときに、最新バージョンが使われます。
公開したテンプレートは、チームテンプレートコミュニティから編集できません。変更するには、[マイテンプレート] で元のテンプレートを編集し、[テンプレートを更新] をクリックします。
テンプレートの公開を停止するには？
- [管理] → [公開済み] を開き、対象のテンプレートを開きます。
- [⋯] メニューで [公開停止] を選び、[確認] をクリックします。
テンプレートの公開を停止すると、次のようになります。
- チームテンプレートコミュニティと [公開済み] の一覧から削除されます。元のテンプレートは [マイテンプレート] に残ります。
- メンバーはそのテンプレートを使えなくなります。メンバーの [お気に入り] と [最近使用] の一覧からも、通知なしで消えます。
- 後でもう一度公開できます。チームには最新バージョンが公開されますが、以前お気に入りに登録していたメンバーは、もう一度登録し直す必要があります。
公開したテンプレートを削除するには？
- 自分が作成したテンプレートを削除するには、[マイテンプレート] でテンプレートを開き、[⋯] メニューで [削除] を選びます。テンプレートが公開中の場合、[コミュニティでの公開も取り消す] があらかじめ選択されているため、チームのテンプレートも元のテンプレートと一緒に削除されます。
- チームのテンプレートを残したい場合は、[コミュニティでの公開も取り消す] の選択を外します。メンバーは引き続き使えますが、自分では編集も更新もできなくなります。[公開済み] から行えるのは、利用、公開停止、削除だけです。編集できないテンプレートが残らないよう、両方まとめて削除することをおすすめします。
- 削除したテンプレートは元に戻せません。
- 管理者は、他のメンバーが公開したテンプレートを削除できません。メンバーが削除できるのは、自分が公開したテンプレートだけです。
チームテンプレートに関する FAQ
Team ワークスペースのテンプレートをパブリックコミュニティに公開できますか？
いいえ。Team ワークスペースから公開したテンプレートは、そのワークスペース内にとどまります。すべての Plaud ユーザーとテンプレートを共有したい場合は、個人ワークスペースから公開してください。
パブリックコミュニティのテンプレートを Team ワークスペースで使えますか？
はい。[ツール] → [テンプレート] → [探索] からパブリックコミュニティのテンプレートを閲覧できます。お気に入りに登録して、Team ワークスペースで使えます。
自分が公開したテンプレートをお気に入りに登録できないのはなぜですか？
[お気に入りに登録] は、ほかのメンバーが公開したテンプレートにだけ表示されます。自分のテンプレートは、いつでも [マイテンプレート] から使えます。
管理者はテンプレートを全員必須にできますか？
いいえ。管理者もメンバーと同じ方法でテンプレートを公開します。テンプレートをメンバー全員に一斉に追加するオプションはありません。どのチームテンプレートをお気に入りに登録して使うかは、各メンバーが選びます。
チームテンプレートの以前のバージョンを使い続けられますか？
いいえ。チームテンプレートでは、作成者が公開した最新バージョンが常に使われます。作成者がテンプレートを更新すると、次に使うときから自動的に新しいバージョンが使われます。
ワークスペースを退出すると、公開したテンプレートはどうなりますか？
チームテンプレートコミュニティに公開したテンプレートはチームのものになります。コミュニティに残り、メンバーは引き続き使えます。
チームテンプレートがお気に入りから消えたのはなぜですか？
作成者が公開を停止したか、テンプレートを削除したためです。作成者がもう一度公開すると、チームテンプレートコミュニティに再び表示され、お気に入りに登録し直せます。
チームテンプレートコミュニティに公開した内容は Plaud が審査しますか？
いいえ。テンプレートは要約の形式であり、コードを実行しません。そのため、チームテンプレートは審査なしで、公開するとすぐに利用できます。
免責事項：本記事の情報は参考用です。Plaud製品の機能更新に伴い、内容が変更される場合があります。最新の仕様については、製品の最新バージョンをご確認ください。