Administratoren verwalten alle Mitgliedschaftsaktionen für einen Plaud Team-Arbeitsbereich, einschließlich: Mitglieder einladen, ausstehende Einladungen bearbeiten, Rollen ändern und Mitglieder entfernen. Diese Aktionen müssen über Plaud Web abgeschlossen werden. Ausnahmsweise können Mitgliedereinladungen über einen mobilen Browser versendet werden, jedoch nur während der erstmaligen Einrichtung des Team-Arbeitsbereichs. Weitere Informationen finden Sie unter Wer kann meinem Arbeitsbereich beitreten?.
Bevor Sie beginnen
Alle in diesem Artikel beschriebenen Aktionen werden auf Plaud Web durchgeführt. Nach der Anmeldung stellen Sie sicher, dass Ihr Plaud Team-Arbeitsbereich als aktiver Arbeitsbereich ausgewählt ist.
Wie lade ich Mitglieder ein?
Einladungen werden über Einstellungen → Arbeitsbereichsverwaltung → Mitglieder & Rollen auf Plaud Web versendet.
- Gehen Sie zu Einstellungen → Arbeitsbereichsverwaltung → Mitglieder & Rollen und klicken Sie auf Mitglieder einladen (auch über die Verknüpfung in der Seitenleiste erreichbar).
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten, und senden Sie die Einladung ab.
Sobald die Einladung verschickt ist, belegt die Person eine Lizenz. Sie werden ein aktives Mitglied, nachdem Sie die Einladung über den E-Mail-Link angenommen und sich zum ersten Mal bei Plaud (App oder Plaud Web) angemeldet haben.
Wie verwalte ich ausstehende Einladungen?
Administratoren können noch ausstehende Einladungen verwalten:
- Ausstehende Einladungen ansehen – alle offenen Einladungen finden Sie im Mitgliederbereich.
- Eine Einladung stornieren – eine noch ausstehende Einladung widerrufen.
-
Einladung erneut senden — senden Sie eine neue Einladungs-E-Mail, falls die ursprüngliche Einladung verpasst wurde.
Wie kann ich die Rolle eines Mitglieds ändern?
Administratoren können die Rolle eines Mitglieds nur in Plaud Web unter Einstellungen → Arbeitsbereichsverwaltung → Mitglieder & Rollen ändern. Dies ist in der Plaud App nicht verfügbar.
- Gehen Sie zu Einstellungen → Arbeitsbereichsverwaltung → Mitglieder & Rollen.
- Suchen Sie das Mitglied, dessen Rolle Sie ändern möchten, und wählen Sie die neue Rolle aus.
- Ein Mitglied zum Administrator befördern – gewährt dem Mitglied vollen administrativen Zugriff
- Einen Administrator wieder in ein Mitglied umwandeln — entfernt die administrativen Berechtigungen. Wenn sich ein Administrator selbst zum Mitglied herabstuft, kann diese Aktion nicht von seinem eigenen Konto rückgängig gemacht werden – ein anderer Administrator müsste ihn wieder befördern.
Der letzte verbleibende Administrator kann seine eigene Administratorrolle nicht entfernen, ohne zuvor ein anderes Mitglied als Administrator zu ernennen.
Wie kann ich Mitglieder entfernen?
Administratoren können Mitglieder aus dem Plaud Team-Arbeitsbereich entfernen, wenn ein Teammitglied die Organisation verlässt, keinen Zugriff mehr benötigt oder ihm der Zugriff irrtümlich gewährt wurde.
Entfernen eines Mitglieds:
- Entzieht ihnen den Zugriff auf den Plaud Team-Arbeitsbereich
- Dadurch wird die Lizenz für eine Neubelegung freigegeben
- Wenn ein Mitglied entfernt wird, werden auch alle von ihm hochgeladenen Aufnahmen, Transkripte oder Notizen aus dem Plaud Team-Arbeitsbereich entfernt und sind für das Team nicht mehr zugänglich. Allerdings bleiben alle Dateien, die zuvor über direkte Einladungslinks geteilt wurden, für die Mitglieder, die diese Links erhalten haben, weiterhin zugänglich.
- Alle Plaud-Geräte, die das Mitglied mit dem Plaud Team-Arbeitsbereich verbunden hatte, werden automatisch entkoppelt, und alle nicht synchronisierten Aufnahmen, die auf dem Gerät gespeichert sind, werden gelöscht.
Was ist der Lebenszyklus eines Mitglieds?
Der Werdegang eines Mitglieds im Plaud Team verläuft in folgenden Phasen:
Ausstehend → Aktiv → Entfernt
- Ausstehend: Ein Administrator hat eine Einladung gesendet. Die Lizenz ist bereits besetzt. Der Benutzer verbleibt in diesem Zustand, bis er sich nach der Einladung zum ersten Mal in sein Plaud-Konto einloggt (gegebenenfalls muss er ein solches erstellen).
- Aktiv: Der Nutzer hat die Einladung über den E-Mail-Link angenommen und sich mindestens einmal bei Plaud angemeldet. Sie können auf den Team-Arbeitsbereich zugreifen, indem sie sich bei Plaud App oder Plaud Web anmelden. Die Lizenz ist weiterhin besetzt.
- Entfernt: Der Benutzer wurde aus dem Arbeitsbereich entfernt. Die Lizenz ist freigegeben und kann neu vergeben werden.
FAQ zur Mitgliederverwaltung
Kann ich jemanden einladen, der bereits ein persönliches Plaud-Konto nutzt?
Ja. Der Eingeladene kann dem Plaud Team-Arbeitsbereich mit seinem bestehenden Plaud-Konto beitreten – sein persönlicher Arbeitsbereich und der Plaud Team-Arbeitsbereich bleiben vollständig getrennt, und er kann jederzeit zwischen ihnen wechseln.
Was geschieht mit den Inhalten eines entfernten Mitglieds im Plaud Team-Arbeitsbereich?
Aufzeichnungen, Transkripte und Notizen, die das entfernte Mitglied in den Plaud Team-Arbeitsbereich hochgeladen hat, werden aus dem Arbeitsbereich entfernt und sind weder für Sie noch für andere Mitglieder mehr zugänglich. Dateien, die das Mitglied zuvor über Einladungslinks geteilt hat, bleiben für die Empfänger dieser Links zugänglich. Alle Plaud-Geräte, die das Mitglied mit dem Plaud Team-Arbeitsbereich verbunden hatte, werden automatisch entkoppelt, und alle auf dem Gerät gespeicherten, nicht synchronisierten Aufnahmen werden gelöscht.
Kann ich den Zugang eines Mitglieds vorübergehend deaktivieren, ohne dass dieses seine Lizenz verliert?
Es gibt keinen Status „gesperrt" oder „pausiert" für Konten, da Mitglieder nur die Zustände „Ausstehend", „Aktiv" oder „Entfernt" haben können. Als Ausweichlösung können Sie das Mitglied entfernen, um dessen Lizenz freizugeben, und es einfach wieder einladen, wenn es erneut Zugriff benötigt. Bitte beachten Sie, dass das erneute Einladen einer Person als komplett neuer Beitritt behandelt wird. In den oben stehenden FAQ erfahren Sie, was mit den Inhalten und Geräten eines entfernten Mitglieds geschieht.
Kann sich ein Mitglied selbst zum Administrator befördern?
Nein. Nur ein bereits bestehender Administrator kann ein Mitglied zum Administrator befördern. Wenn Sie der einzige Administrator sind und den Arbeitsbereich übergeben müssen, weisen Sie vor Ihrem Rücktritt einen neuen Administrator zu.
Warum wird ein neu beigetretenes Mitglied nicht in der Geräteliste angezeigt?
Durch den Beitritt zum Arbeitsbereich wird das Mitglied lediglich dem Team hinzugefügt. Das Gerät des Mitglieds wird unter Einstellungen → Arbeitsbereichsverwaltung → Geräte erst angezeigt, nachdem es mit dem als aktiv festgelegten Plaud Team-Arbeitsbereich synchronisiert wurde.